Схематично о сервисе: Структурная схема сервисного процесса (open source) — RC74 — интернет-магазин радиоуправляемых моделей

Содержание

Структурная схема сервисного процесса (open source)

Довольно часто мне (да я думаю и Вам) приходится сталкиваться с тем, что у многих руководителей в голове слишком уж упрощенное представление о сервисном процессе. Все потому, что сервис они привыкли относить к так называемым «мягким» категориям.

Принято считать, что первым делом «самолеты»: закупка, сбыт, финансы — т.е. «жесткие», понятные для бизнеса вещи. Оспаривать их важность никому даже в голову не приходит. Подход к ним соответственный — все четко прописано, структурировано, пропланировано на годы в перед и контролируется постоянно. Не дай бог, случится малейшее отклонение в плане продаж! «Летят» головы и премии тают как дым…

Зато когда речь заходит о сервисе… Да какой к черту сервис, у меня тут с поставщиками проблемы, склад переполнен, конкуренты напирают и вообще!

Несостыковочка, правда? Как бизнес, столь серьезно относящийся к таким ресурсам как деньги, товары, средства производства, может столь халатно обращаться с ресурсом основным — клиентами? Но если разобраться, то одна из причин крайне проста.

Какие ассоциации возникают в голове обычного руководителя при слове «сервис»? Теплая улыбка, «спасибо за покупку» и «приходите еще»… Сколько они могут «весить» в сравнении с бюджетом и товарными запасами? Представить не сложно. Стоит ли объяснять такому человеку, что сервис важен? Бесполезно. Поверьте, я пробовал не раз. Сначала ему нужно объяснить что такое сервис на самом деле.

Ах, как прав Карл Сьюэлл, говоря что сервис это не «улыбки», а «системы». Но таких как он один на десяток если не сотню тысяч. Остальным эту прописную истину нужно объяснять и… доказывать. Вот, коллеги, в чем наша основная задача. Иначе сервис (а вместе с ним и клиенты) вечно будут прозябать на вторых ролях, подтачивая наш бизнес изнутри.

Хорошо, а как это сделать? Давайте поговорим об инструментах. Мне кажется, продуктивнее эту часть построить в форме диалога. Поэтому я начну, а кто может — подхватывайте. Если повезет, мы набросаем небольшой «саквояжик» первой помощи для клиентщика. Я бы от такого не отказался, надеюсь, Вы тоже.

Пару месяцев назад, в ходе подготовки обучающей программы Магия Сервиса мне пришлось задуматься над расширенной версией сервисного бизнес-процесса в лизинге. Простенькая блок-схемка была у меня еще со времен внедрения CRM-системы. Тогда я набросал ее «на коленке», чтобы запрограммировать бизнес-процесс. Однако она явно нуждалась в развертывании.

В итоге у меня получилась почти полноценная структурная схема лизинговой сделки. Почти, потому что в ней опущено несколько процессов «третьего порядка», связанных с сохранением и обработкой информации.

Полученная схема так мне понравилась, что я сразу же включил ее в презентации для двух своих ближайших выступлений. В обоих случаях аудитория на 80% и более состояла из руководителей компаний. И Вы знаете, меня вдохновила их реакция на такой подход к сервису. Люди начинали слушать, задавать правильные вопросы, интересоваться подробностями.

И я подумал, что раз она так действенна, ею необходимо поделиться с коллегами. Кому-то это сэкономит время. Кто-то внесет свои коррективы и изменения. В итоге это будет полезно всем нам. Давайте устроим что-то вроде своего небольшого open source.

Я выкладываю свою схему и обязуюсь прислать редактируемый вариант в MS Visio любому заинтересованному лицу, сообщившему мне свои координаты (имя, мейл, телефон). Вы используете ее по своему усмотрению с одним условием. Если кому-то удается видоизменить или улучшить данную схему, Вы присылаете ее мне, а я размещаю здесь. Никакого контроля, естественно, только добрая воля.

А под конец хочу поделиться своими наблюдениями о существующем сегодня в лизинге представлении сервисного процесса и его «опасных зонах».

Исходя из того, что по сути своей деятельности мне и моим сотрудникам приходится ежедневно плотно контактировать с лизинговыми менеджерами многих компаний, я взял на себя смелость обобщить представление этих людей о сервисном бизнес-процессе.

Верность моей гипотезы отчасти подтвердили на недавней лизинговой конференции, организованной журналом Лизинг Ревю. Когда я показал ее присутствующим там руководителям лизинговых компаний (30-40 человек), все они согласились с тем, что в общих чертах это представление соответствует действительности. Выглядит оно так.

Однако, когда я проработал этот вопрос более глубоко, у меня получилась другая «картинка»

При этом речь не идет о том, что кто-то кого-то умнее. Речь о том, что если мы хотим что-то улучшить, то мы должны это «что-то» посмотреть под увеличительным стеклом, «разобрать на винтики». Нам важно вникнуть в детали, понять взаимозависимость элементов и только после этого проводить изменения.

Упрощение в данном случае работает против нас. Скрывает от наших глаз важные детали и создает обманчивое ощущение простоты вопроса. То, которое и мешает нам эффективно общаться с руководителями. А вот когда мы наглядно показываем им всю серьезность сервиса, то разговор переходит в другое, более конструктивное русло.

Поэтому я предлагаю структурную схему работы с клиентом как инструмент №1 в нелегком деле популяризации клиентоориентированности в собственной компании. Вы легко сможете адаптировать ее (или составить свою собственную) для любой отрасли услуг. Например, рекомендации по составлению своей я почерпнул в замечательной по полноте и подробности книге (вернее ее можно назвать учебником) «Маркетинг услуг: персонал, технология, стратегия» Кристофера Лавлока, которую рекомендую и Вам.

Итак, коллеги и единомышленники, подключайтесь, обсуждайте, спрашивайте и предлагайте!

Координаты для получения схемы в visio:

Исламов Роман, [email protected], +7-911-927-92-49. Прошу указать как Вас зовут, где и кем Вы работаете, как планируете использовать схему. И не забудьте координаты для связи — телефон и mail.

Удачи!

комменты на clientservice.ru

Распознавание документов: как уменьшить бухгалтерскую рутину

Илья Петухов 28 июля 2022

Бухгалтеру

Время чтения: 7 минут

Почему у бухгалтеров так много рутины? Как увеличить скорость работы с помощью сервиса 100%-ного распознавания документов от Directum? Какие документы способен распознать интеллектуальный сервис?

Подруга моей мамы, Ольга Юрьевна, работает бухгалтером в крупной производственной компании.

Отличная зарплата, хороший коллектив, карьерный рост… Картину маслом портит один-единственный факт — в работе много рутины.

В месяц отдел бухгалтерии обрабатывает около 10 000 документов, то есть в день по 95. На обработку и занесение в учетную систему одного комплекта (счет-фактура, товарная накладная, счет на оплату) Ольга Юрьевна тратит 12 минут.

Суммарно коллективу бухгалтеров нужно 19 часов только на обработку входящей первички. Прибавьте ко всему исправление опечаток, ошибок и других неточностей, которые всплывают при занесении, и получите еще несколько часов сверху.

Объем документов с годами только увеличивается, а быстрее работать Ольга Юрьевна не может. Ее физический потолок это 120 документов в день, но и то на пределе возможностей.

История грустная и типичная для бухгалтеров, но не безнадежная. В статье рассказываю, почему.

Приятно познакомиться: интеллектуальное распознавание бухгалтерских документов

Качественно и в срок обработать 10 000 первичных документов в месяц — это реально. Но не без помощи сервисов распознавания. Как раз об одном из них — сервисе 100%-ного распознавания от Directum — я расскажу.

Основная задача этого инструмента — сэкономить время сотрудника и сократить финансовые затраты компании на занесение документов в информационные системы. Другими словами, это интеллектуальный помощник специалиста, который работает 24 часа в сутки, не уходит на больничный или в отпуск, не просит повышения зарплаты.

Оценят «дружбу» с сервисом 100%-ного распознавания все те сотрудники, которые регулярно сталкиваются с рутиной по вводу документов:

бухгалтеры и специалисты, работающие с первичной документацией;
секретари приемных и делопроизводители, принимающие входящую корреспонденцию;
юристы и специалисты договорного отдела, занимающиеся вводом в систему и обработкой договоров;

менеджеры, коммуницирующие с контрагентами и получающие от них документы разных форматов.

Благодаря интеллектуальному помощнику специалисты в 2-3 раза сокращают трудозатраты на занесение документов и избавляются от ошибок/опечаток, которые ранее были возможны по причине человеческого фактора.

Что еще умеет сервис 100%-ного распознавания:

идентифицировать вид документа и извлекать из него реквизиты;
проверить комплектность документов;
проверить наличие необходимого количества печатей и подписей;

сопоставлять номенклатуру с заказом;
предсказывать статью затрат.

Какие документы распознаёт сервис?

Любые. И не важно, формализованные они или нет. Вот лишь краткий перечень:

счета на оплату;
товарные накладные;
акты выполненных работ;
УПД;
счета-фактуры;
бухгалтерский баланс;
договоры и дополнительные соглашения;
письма;
приказы;
обращения граждан.

Важная отличительная особенность сервиса в том, что он обрабатывает даже рукописные или нестандартные виды документов, например, договоры с нетиповым составом полей или чертежи. При необходимости можно настроить распознавание под индивидуальные требования компании, указав список извлекаемых реквизитов в зависимости от документа.

Собрал самые распространенные форматы и типы документов, с которыми умеет работать сервис 100%-ного распознавания:

PDF, в том числе многостраничные;
одностраничные и многостраничные изображения в формате TIFF;
фотографии и скан-копии в формате JPEG, PNG, BMP;
документы Word, Excel, OpenDocument;
архивы в формате ZIP, RAR, 7ZIP, в которых содержатся файлы указанных выше форматов.

Как работает сервис?

Не буду грузить сложными терминами и техническими подробностями. Расскажу простыми словами.

Всё начинается с того, что документ приходит в организацию. Если он поступает в бумажном виде, сначала его сканируют (вручную). Если по электронной почте или через системы обмена (например, Диадок, СБИС) — то внутренние сервисы автоматически забирают документы на распознавание.

Обработка идет по этапам:

1. Интеллектуальные механизмы распознают текст, классифицируют документы по типам и извлекают из содержимого факты.

2. На основании обработанной информации формируется и отправляется задание на проверку верификаторам.

3. Верификаторы проверяют результаты машинной обработки и при необходимости дозаполняют нераспознанные реквизиты. В целях безопасности они не видят всего объема данных, так как информация передается им частями.

4. Через интеграцию полностью распознанные документы передаются в учетную систему. Схематично обработка документа в сервисе 100%-ного распознавания выглядит так:

Как подключиться к сервису?

Есть два способа.

Если вы — пользователь системы Directum RX, то ваш вариант — готовый коннектор для подключения к сервису. Коннектор бесплатный, его настройка занимает 1-2 часа.

Если вы используете другую систему электронного документооборота, ваш вариант — настройка интеграции. Для этого есть отдельная инструкция. Благодаря открытому API, сервис интегрируется с учетной системой. Сотрудники продолжают работать в привычном интерфейсе, не затрачивая дополнительные усилия на перенос данных из одной системы в другую.

Как будет выглядеть работа бухгалтера при использовании сервиса?

При использовании сервиса 100% распознавания работа сотрудника будет выглядеть так.

№	Кто делает	Что делает	Сколько времени тратит*
1	Специалист/секретарь/кладовщик/менеджер	Принимает входящий пакет документов по товарно-материальным ценностям (счет-фактура, товарная накладная, акт приема-передачи) и направляет его в финансовую службу.	1 минута
2	Бухгалтер	Убирает лишние скрепки, кладет пакет документов в поточный сканер, запускает сканирование.	2 минуты
3	Сервис 100%-ного распознавания	Классифицирует, извлекает реквизиты, проверяет суммы, формирует комплекты.	3 минуты
4	Бухгалтер	Получает в системе электронного документооборота карточки всех 3 документов с заполненными реквизитами и связанные между собой. Отправляет эти документы на оприходование.	1 минута

*Перемещение документов между отделами составляет от 10 мин до 1 недели — это время в расчетах не учитываем, но не забываем о нем.

***

Получается, что сервис 100%-ного распознавания как вишенка на торте бухгалтерского документооборота, важный штрих в обработке первички.

Благодаря ему сотрудник избавляется от рутины по занесению документов в систему. Компания тоже получает ценность — пока распознаванием документов занимается сервис, бухгалтерия выполняет действительно важные задачи, в том числе влияющие на прибыль.

Автор фото: wirestock — ru.freepik.com.

Чтобы прочитать эту статью до конца,
авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

распознавание документов

Schematics services—Документация | ArcGIS Enterprise

Сервис схем позволяет веб-приложению получать доступ к схематическим представлениям через веб-сервис. Этот сервис использует возможности расширения Schematics для доступа, создания, обновления и редактирования схематических представлений.

Лицензия:

Расширение сервера схем доступно с ArcGIS Server в редакциях Standard и Advanced.

Прежняя версия:

В ArcGIS 10.1 for Server сервисы схем должны были ссылаться на источник наборы схематических данных — не было возможности автоматически копировать данные схемы на сервер при публикации сервиса схемы. Начиная с версии 10.2, схематические данные можно копировать на сервер. при публикации. Более того, это поведение по умолчанию, когда ваш схематические данные не зарегистрированы на сервере.

Узнайте больше о публикации сервисов схем путем копирования данных на сервер или без него

Подготовка документа карты

Прежде чем вы сможете опубликовать сервис схематических представлений, вам необходимо использовать ArcMap для создания документа карты, содержащего слои схемы, которые вы будете использовать в своем сервисе:

Для обслуживания конечного набора схематических представлений, которые уже существуют в наборе схематических данных.

, вы должны создать слои схемы, связанные с этими существующими схемами.
Чтобы обслуживать как существующие, так и будущие схематические представления, а также иметь возможность создавать новые схематические представления в Интернете, необходимо создать слои схемы, связанные с шаблонами схем, на которых основаны эти существующие и будущие схемы.

Узнайте о создании слоев схемы

Чтобы сделать документ карты и все слои схемы, на которые он ссылается, доступными для ArcGIS Server, вам необходимо сделать свои данные доступными для сервера.

Узнайте, как сделать ваши данные доступными для ArcGIS Server

Совет:

При размещении схематических представлений в Интернете в клиентских приложениях производительность и скорость отклика улучшаются, если диаграммы организованы в папки схем.

Публикация сервиса

Когда у вас есть документ карты с нужными слоями схемы, вы готовы опубликовать сервис схем. Публикация документа карты как сервиса и включение Schematics позволяет вам использовать службу в веб-приложении для запроса и отображения нужных вам диаграмм, редактирования их содержимого (применения алгоритма, их обновления) и создания новых диаграмм.

Узнайте о публикации сервиса схем

Операции сервиса схем

Сервисы схем имеют встроенные операции, которые позволяют клиентам схем выполнять различные запросы на сервере. При публикации карт операция запроса включена по умолчанию.

Запрос позволяет клиентам схем запрашивать схематические представления для отображения. Это также позволяет клиентам получать доступ к алгоритмам компоновки схемы, предварительно настроенным для каждой схемы, и применять их для автоматического компоновки содержимого схемы. Операция запроса включена по умолчанию и поддерживается независимо от источника данных слоев схемы.
Редактирование позволяет клиентам схем создавать новые схематические представления, обновлять существующие схематические представления и сохранять содержимое схематических представлений после их компоновки. По умолчанию операция редактирования не включена. Когда он включен, он поддерживается только для слоев схемы, которые ссылаются на данные, хранящиеся в многопользовательской базе геоданных.

Использование услуги

После того, как вы опубликовали свой сервис схем на ГИС-сервере, он будет доступны для клиентов как локально, так и в Интернете.

Узнайте об использовании службы схем

Отзыв по этой теме?

сервисов Schematics—ArcGIS Server | Документация для ArcGIS Enterprise

Сервис схем позволяет веб-приложению получать доступ к схематическим представлениям через веб-сервис. Этот сервис позволяет пользователям получать доступ, создавать, обновлять и редактировать схематические представления.

Ваши схематические данные могут быть скопированы на сервер при публикации сервиса, если его источник еще не зарегистрирован на сервере.