Схема процесса управления договорной деятельностью

Договор представляет собой соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 420 Гражданского кодекса РФ). А что «Договор» представляет из себя  с точки зрения IT?

Рассмотрим схему документооборота для договора

Если разбирать стадии создания договора с нуля «по полочкам», то процесс создания договора состоит из следующих стадий:

1. Предварительный процесс формирования проекта договора
2. Процесс создания  и согласования проекта договора
   1. Инициирование потребности в работах/услугах
   2. Анализ рынка
   3. Планирование источников финансирования
   4. Выбор поставщика
   5. Выявление предварительных условий договора
3. Подпись и регистрация договора
4. Исполнение договора
5. Списание договора в архив

 

Обычно, системы, автоматизирующие договорную деятельность (далее САДД), затрагивают все стадии создания договора схемы документооборота, кроме предварительного процесса формирования проекта договора.

---

Возможный перечень ролей в САДД:

Куратор

– автор документа, который создает/импортирует, отправляет на согласование, вносит исправления по замечаниям, выданным согласантами, регистрирует и рассылает документ на ознакомление.

Согласант, Согласующий

– сотрудник, указанный как согласующее лицо. Может являться Исполнителем по договору.

Контролирующие сотрудники

– список сотрудников, которые явно не участвуют в процессе, но имеют возможность просматривать документ и получают уведомления по электронной почте обо всех действиях с документом одновременно с Согласантами.

Подписант

– лицо, окончательно утверждающее документ.

---

Также большинство систем (САДД) позволяют осуществлять контроль времени согласования договоров, задавать правила согласования договоров (как фиксированные, так и динамические, которые можно настраивать для каждого отдельного договора), осуществлять рассылку уведомлений, осуществлять досогласование договоров (возвращаться на предыдущие этапы), осуществлять как последовательное, так и параллельное согласование, автоматическое списание в архив (согласно регламенту).

 

Перечень архивных документов, регламент их хранения и номенклатура дел определяется в соответствии с действующими регламентами Компании и ГОСТ Р 51141- 98 Делопроизводство и архивное дело.

 

Общая схема бизнес-процесса для договора представлена на схеме.

 

————

Автор: Рожкова Елена

---

См. похожие статьи по теме:

Организация электронного архива документов.Потоковое сканирование

GD Star Rating
loading…

Схема процесса управления договорной деятельностью, 1.0 out of 5 based on 1 rating

СЭД ТЕССА на базе типовой конфигурации как для малого, среднего и крупного бизнеса.

В системе СЭД ТЕССА предусмотрено типовое решение – готовая базовая конфигурация настроек, объектов и программных расширений. Любое программное расширение и настройку можно просматривать и модифицировать.

Общие сведения о внедрении СЭД ТЕССА на предприятии

Типовое решение включает:

• Работу с задачами (назначение и контроль выполнения)
• Электронную канцелярию (регистрацию документов)
• Универсальный процесс согласования документа с функцией графической визуализации.

Для работы с указанными функциональными блоками в типовой конфигурации имеются все необходимые компоненты: представления, карточки, поиски, нумераторы, отчеты. Чтобы упростить управление этими компонентами, разработчики настроили дополнительные элементы администрирования. Можно использовать типовое решение в готовом виде или в качестве базы для создания другого решения.

Блок регистрации документов

Типовая конфигурация в системе документооборота TESSA располагает такими возможностями по регистрации документа:

Регистрация входящего документа

Базовая карточка для входящих документов содержит сквозную нумерацию, представление, реестр входящей документации.

Один из вариантов карточек входящего документа:

Вид реестра входящих документов:

Регистрация исходящего документа

Базовая карточка для исходящих документов содержит сквозную нумерацию, представление, реестр исходящей документации. Входящие документы связаны с ответными исходящими документами.

Один из вариантов карточек исходящих документов

Вид реестра исходящих документов:

Регистрация внутреннего документа

Базовая карточка для внутренних документов содержит сквозную нумерацию, представление, реестр внутренней документации.

Реестр договора

Базовая карточка для договоров содержит сквозную нумерацию, представление, реестр договоров.

В типовой конфигурации системы можно управлять внешними документами в разрезе контрагентов. Объединенное представление при выборе контрагента в связанных реестрах показывает списки документов: исходящих, входящих и договорных.

С примером можно ознакомиться здесь:

Для базовых карточек исходящих, входящих, внутренних документов, договоров в типовом решении была настроена система поиска по комбинации нескольких параметров

Так выглядит вызов диалога поиска для входящих документов:

В результатах поиска всегда дается подсказка по критериям поиска:

С помощью средств администрирования платформы TESSA можно легко настроить дополнительные атрибуты поиска.

Функциональный блок задач

В функциональном блоке управления поручениями и задачами в типовом решении предусмотрены следующие возможности:

Можно создать задачу по любому типу документа

В карточках документов любого из вышеперечисленных типов можно создавать одну или несколько задач.

Создаётся задача в контексте карточки документа, но одновременно она является отдельной карточкой, к которой можно приложить необходимые файлы и по которой можно отследить историю исполнения.

Задачи содержат следующие параметры:

• Текст задания;
• Срок исполнения;
• Исполнитель (роль/сотрудник)

Из родительских задач можно создавать дочерние

У исполнителя задачи есть возможность создавать одну или несколько дочерних задач либо подзадач. Количество их уровней не ограничено.

Можно отзывать подзадачи, если родительская задача завершена (эту возможность можно настроить)

Незавершенные подзадачи могут быть отозваны автоматически при завершении родительской задачи.

Иерархию задач можно просматривать в карточке документа (доступ к этой функции возможен после приобретения лицензии на графический визуализатор процессов)

Исполнитель уведомляется о назначении задачи с помощью электронной почты, по ссылке из письма можно перейти в карточку документа.

Один из вариантов карточки входящего документа с назначенным заданием:

Функциональный блок универсального процесса согласования

В типовой конфигурации предусмотрен универсальный процесс согласования. Он может применяться к карточке какого-либо из настроенных типов документов. В карточке настроек процесса определяется возможность использования согласования с типом выбранного документа. Согласно универсальному процессу согласования, пользователь получает следующие возможности:

Создание маршрута любой степени сложности с помощью смешивания разных этапов согласования

Благодаря универсальному процессу согласования, можно определять очередность этапов согласования документов, причем на каждом этапе в согласовании могут участвовать несколько сотрудников или ролей.

Так выглядит один из вариантов настройки смешанных маршрутов согласования договоров:

Последовательные и параллельные этапы согласования

Согласование на каждом этапе может осуществляться последовательно или параллельно. Выполнение самих этапов – последовательное:

В типовой конфигурации для этапов согласования настраиваются следующие возможности:

• Возврат согласуемого документа на доработку или редактирование по завершении этапа. Если эта функция включена, система возвращает документ инициатору на доработку независимо от того, согласован ли документ на этом этапе.
• Возврат согласуемого документа на доработку или редактирование, если на определенном этапе документ не согласован. Включение данной функции позволяет системе возвращать документы инициатору при наличии отрицательного решения от одного из последовательно согласующих сотрудников.
• Выдача прав согласующим сотрудникам на редактирование файла, в процессе которого пользователи могут внести правки в приложенный файл.
• Выдача прав согласующим сотрудникам на редактирование карточек, в процессе которого пользователи могут редактировать поле карточки.

Согласующие сотрудники могут согласовать или не согласовать документ, оставив комментарий

Пример не согласования документа с оставленным комментарием:

Файлы может редактировать согласующий сотрудник, который является их автором, или сотрудник, который его замещает.

Сотрудники, которые принимают участие в согласовании, могут создать копию файла, приложенного к карточке согласуемого документа, чтобы вносить изменения. Особенно удобна эта функция для работы с текстовыми документами Microsoft Word.

Инициатор может увидеть замечания согласующих сотрудников в документах Microsoft Word (с расширением *.docx) после автоматической консолидации разных версий документа. При этом замечания от каждого сотрудника подсвечиваются отдельным цветом.

Так выглядит выделение файлов для сравнения (если имеется два файла) или консолидации (если файлов – три и более).

Пример автоматического объединения правок в Microsoft Word:

Согласующие сотрудники могут запросить комментарии у любого другого сотрудника

В ходе выполнения задания по согласованию документа сотрудник может запрашивать неограниченное количество комментариев у других согласующих сотрудников. Все комментарии собраны таблицу, в которой отображается наличие ответа и сам текст ответа. Это упрощает работу с большим количеством комментариев.

Уведомление о появлении комментария приходит автору вопроса по электронной почте

Когда появляется ответ на вопрос, его автор получает по электронной почте уведомление, в котором указано время ответа, его текст и ссылка на карточку.

Комментатор может оставить комментарий и при необходимости приложить в карточке файлы.

Редактировать файл может комментатор, который является его автором, или согласант, замещающий автора.

Редактирование маршрута в ходе согласования

Система позволяет корректировать маршрут согласования в ходе процесса согласования в части не активных на данных момент или незавершенных этапов.

Настраиваемый доступ к файлам и информации карточки для сотрудников, принимающих участие в согласовании

Полномочия согласующих сотрудников в части доступа к файлам и полям карточек с помощью карточки настроек доступа

Возврат файла на редактирование на этапе согласования

Отзыв документа в проект

У инициатора согласования (либо иного сотрудника, которому предоставлены соответствующие права) есть возможность отзывать документы с согласования. В этом случае отзываются все активные задания, документ возвращается Инициатору на редактирование.

Отмена документа

На этапе доработки или редактирования Инициатором можно снимать документы с согласования. При этом устанавливается статус документа «отменен».

Запуск согласования после его отмены

Если согласование документа было отменено, можно запустить его снова.

Настраиваемые права на запуск согласования, создание карточек, отмену и отзыв согласования с возможностью использования определенных контекстных ролей (например, роли Создателя карточки, Инициатора, Руководителя Инициатора и др. )

Подробная история согласования документа в листе согласования, который прилагается к карточке

Пользователь может в любой момент просмотреть подробную историю согласования, которая формируется в виде файла html, приложенного к карточке соответствующего согласуемого документа.

В системе TESSA можно настраивать прямой и обратный порядок отображения циклов и этапов согласования:

Графическая карта – визуализация текущего состояния бизнес-процесса согласования, представленная в графическом виде (доступ к этой функции открывается при наличии лицензии на использование графического визуализатора процессов)

В любой момент можно отобразить универсальный процесс согласования в виде наглядной графической схемы его этапов с подсветкой блоков. Если навести курсор мыши на определенный блок, появится подсказка, содержащая дополнительные комментарии о статусе выполнения этого блока.

Ознакомиться с примером визуализации процесса можно здесь:

Уведомления и отчеты

Возможность просмотра истории заданий процесса согласования, сгруппированных по циклам согласования

В типовой конфигурации можно просматривать историю заданий процесса согласования, сгруппированных по циклам согласования

Группировка истории запросов комментариев выполняется по родительским заданиям, в контексте исполнения которых эти комментарии были запрошены.

Почтовые уведомления при появлении заданий, запросе комментария и появлении ответа на этот запрос.

Во всех почтовых уведомлениях предоставляются ссылки быстрого доступа к карточкам из почтового клиента.

В представлении «Мои задания» (реестре заданий текущего сотрудника) можно отобразить задания по нескольким связанным критериям в любой вложенности и любом порядке.

Просматривать представление можно по следующим критериям:

• Срок
• Тип задания
• Тип документа
• Роль
• Замещение
• Подразделение автора
• Состояние

Вариант вида реестра «Мои задания»:

Так выглядит раскрытие представления «Мои задания» с выбранными критериями: состояние, тип задания, срок задания.

В представлении «Задания от меня» предусмотрена возможность посмотреть задания, сгруппированные по связанным критериям. Их можно группировать в любой вложенности и любом порядке.

Просматривать представление можно по следующим критериям:

• Срок
• Тип задания
• Тип документа
• Текущее состояние задания

Так выглядит вариант реестра «Задания от меня»:

Вариант раскрытия представления по цепочке: срок задания, тип задания:

Отчет по актуальным заданиям с предоставлением различной информации об актуальных заданиях предусматривает следующие возможности:

• Отображение количества заданий: новых, в работе, просроченных, которые можно группировать по подразделениям
• Отображение количества заданий: новых, в работе, просроченных, которые можно группировать по сотрудникам
• Отображение степени просроченности
• Выбор сотрудника с отображением списка его заданий
• Выбор подразделения со статистикой по сотрудникам
• Фильтр отчета по выбранным параметрам, в числе которых:
  • набор типов документов
  • набор диапазона дат
  • набор типов заданий
  • роли
  • сотрудники
  • подразделения
• Учет замещения
• Управление возможностью просмотра отчета

Отчет по текущим заданиям может иметь следующий вид:

Отчет по исторической активности с отображением статистики по завершенным заданиям предусматривает следующие возможности:

• Отображение количества завершенных и просроченных заданий, которые можно группировать по подразделениям
• Отображение количества завершенных и просроченных заданий, которые можно группировать по сотрудникам
• Отображение степени опоздания выполнения
• Выбор сотрудника с отображением списка его заданий
• Выбор подразделения с отображением статистики по сотрудникам
• Фильтр отчетов по выбранным параметрам, в числе которых:
  • набор типов документов
  • набор диапазонов дат
  • набор типов заданий
  • сотрудники
  • подразделения
  • роли
• Учет замещения
• Управление возможностью просмотра отчета

Отчет по завершенным заданиям может выглядеть так:

Средства администрирования и настройки в типовой конфигурации

Для повышения гибкости, простоты и удобства управления элементами типового решения в его структуру включены системные карточки с настройками:

Карточка настроек типа документа

Этой настройкой регламентируются правила нумерации документов, возможности использования универсального процесса согласования с данным типом документа, возможности ручной регистрации документов этого типа.

Вариант вида карточки настройки типа документа:

Настройка доступа по ролям и контекстным ролям к различным операциям с карточкой, имеющей отношение к процессу согласования

В типовой конфигурации есть служебная карточка настроек доступа, которая позволяет определять параметры доступа к информации и операциям с карточкой согласуемого документа.

Доступ можно определять для какой-либо роли, в том числе контекстной и разделять его для данных файла, карточки, маршрута.

Можно настроить разный доступ для различных этапов согласования и для утвержденной карточки.

Настройка доступа на просмотр отчетов

Типовая конфигурация предусматривает настройку отдельной служебной карточки, которая регламентирует соответствие ролей смотрящих и предоставляет право на просмотр отчетов.

Вариант вида карточки настройки прав на просмотр отчетов:

Особенности готовой базовой конфигурации настроек, объектов, программных расширений в системе TESSA

• Данную конфигурацию содержит стандартная поставка платформы
• Она может быть использована в готовом виде или как база для создания другого решения
• Базовую конфигурацию можно изучать, модифицировать, дорабатывать (включая уровень программного кода расширений)

Регистрация документов

• Справочники контрагентов и сотрудников с готовыми настройками
• Карточки основных типов документов (исходящие, входящие, договорные, внутренние и другие), которые можно просто и быстро расширить
• Реестры для основных документов (включая связанные: входящие с исходящими, контрагенты с договорами и прочие)
• Индикация степени нарушения сроков заданий подсветкой

Управление поручениями

• Назначение поручения по любому типу документов
• Наличие различных типов поручений
• Индивидуальные и групповые поручения
• Назначение ответственного исполнителя
• Создание дочерних резолюций и делегирование
• Отображение процесса выполнения поручения в виде графического дерева
• Контроль над выполнением поручений

Согласование документа

• Универсальный параллельно-последовательный процесс согласования документов
• Графическая визуализация для отслеживания хода согласования
• Лист согласования, история согласования
• Возможность ручного и автоматического определения маршрута
• Консолидация и сравнение документов в MS Word
• Запрос комментариев по ходу исполнения согласования
• Автозавершение заданий на согласование

Уведомления и отчеты

• Почтовые уведомления о происходящих событиях с web-ссылкой на карточку
• Уведомления со списками назначенных задач
• Интерактивные сводные статистические отчеты по выполнению заданий

Дополнительные средства для быстрой настройки

• Управление доступом по нескольким критериям
• Управление типами документов
• Управление нумерацией̆ (для проектной и итоговой документации)

Что такое согласная? Определение, примеры согласных в английском языке

Определение согласного: Согласный — это буква (звук) английского алфавита, которая не является гласной.

Что такое согласная?

Что означает согласный? Под согласным чаще всего понимают букву, не являющуюся гласной.

Точнее, согласный звук — это звук, который в сочетании с гласным образует слог.

Согласный звук — это любой звук, издаваемый буквой, но не являющийся гласным звуком.

Какие буквы являются согласными?

Английские согласные буквы: B, C, D, F, G, H, J, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y (иногда) , Z

Примеры согласных в словах:

• автомобиль
  • «с» и «р» — согласные в этом слове
• шторм
  • «с» «т» «р» «м» согласные в этом слове
• день
  • «д» — согласная в этом слове

Согласные и гласные

Согласные не являются гласными. Гласные в английском языке — это A, E, I, O, U (а иногда и Y).

Гласные, как и согласные, не образуют слогов сами по себе. Гласная в паре с согласной образует слог.

Пример гласной в слове:

• сидеть
• «i» — гласная в этом слове

Формирование слогов

Слог — это единица звука, которая создает значение в языке. Согласные соединяются с гласными, образуя слоги.

В слогах может быть больше одной буквы, больше согласных и больше одной гласной, но не больше одного звука.

Примеры:

• производитель
  • два слога
  • «мак»: две согласные «м» «к» плюс одна гласная «а»
  • «er»: одна гласная «e» плюс одна согласная «r»
• медленно
  • один слог
  • три согласных «с», «л», «ш» и одна гласная «о»
• банан
  • три слога
  • «ба»: одна согласная «б» плюс одна гласная «а»
  • «na»: одна согласная «н» плюс одна гласная «а»
  • «na : одна согласная «н» плюс одна гласная «а»
• худой
  • один слог
  • две согласные «л» «н» плюс одна гласная «н»

Литературные приемы, использующие согласные

Звук, специально созданный из согласных, используется в литературном приеме под названием созвучие .

Созвучие – это повторение похожих согласных звуков в соседних словах. В некотором смысле это литературный прием, противоположный аллитерации.

Созвучие, как и аллитерация, часто используется в поэзии, когда писатели используют звук для создания смысла.

Пример созвучия:

• дети казались очаровательными и милыми
• повторение звука «д» в этих примерах создает созвучие

Ниже приводится пример созвучия из поэмы американской поэтессы Эмили Дикинсон «Это было позже, когда прошло лето»:

«Это было позже, когда прошло лето»

Чем когда пришел сверчок,

И все же мы знали, что нежные часы

Ничего не означало, кроме как идти домой.

Звук «т» в этом примере создает созвучие. Дикинсон намеренно включает в это стихотворение созвучие, чтобы отразить ее намерение.

Она хочет подражать звуку сверчка и звуку часов. Она делает это тонко, включая созвучие.

Резюме: Что такое согласные?

Определение согласного: определение согласного является одним из классов звуков речи, которые произносятся путем сужения или закрытия одной или нескольких точек дыхательного канала. Примеры включают c, d, n, p и т. д.

Таким образом, согласная — это звуковая единица (буква) в английском языке.

• Согласные не являются гласными.
• При соединении согласных с гласными образуются слоги.

Содержание

• 1 Что такое согласная?
• 2 Какие буквы являются согласными?
• 3 Согласные и гласные
• 4 Формирование слогов
• 5 Литературные приемы, использующие согласные
• 6 Резюме: Что такое согласные?

Согласные: определение и примеры

Крейг Шривс

Эта страница содержит…

• Тест для печати и отправки
• Почему важны согласные
• Ключевые моменты

Что такое согласные? (с примерами)

Согласная — это буква алфавита, обозначающая основной звук речи, возникающий при затруднении дыхания в голосовом тракте. Все буквы алфавита, кроме A, E, I, O и U (называемые гласными), называются согласными.

Например:

• Т произносится с помощью языка (передняя часть)
• К произносится с помощью языка (задняя часть)
• B произносится губами
• H произносится в горле
• F произносится при нагнетании воздуха через узкую щель
• М произносится через носовой ход

Согласная может соединяться с гласной, образуя слог.

Подробнее о согласных

Слово «ритм» с семью согласными является самым длинным словом без гласных. Есть три слова с шестью согласными и без гласных:

• Он двигался очень проворно .
(«Быстрый» означает проворный или проворный.)
• Она сильфи .
(«Сильфи» означает «подобная сильфиде» (стройная изящная девушка).)
• Затмения происходят во время сизигий .
(«Сизигия» — прямолинейная конфигурация трех или более небесных тел.)

Кто-то может возразить, что эти слова действительно содержат гласные, потому что они включают Y, который часто называют полугласным.

(Подробнее об этом на странице гласных.)

Без «гласных» у нас есть crwth (струнный инструмент) и cwtch (сарай, обнимашка или тайник). Но оба эти слова происходят из валлийского языка, в котором W обычно рассматривается как U в слове «вырезать».

Почему важны согласные

Есть две веские причины заботиться о согласных.

(Причина 1) Используйте «a» и «an» правильно.

Используйте «а» (не «ан») перед согласной звук . Обратите внимание на звук слова . (Правило не использовать «а» перед согласной.)

• Это был уникальный опыт, чтобы получить однозначный ответ.
(Несмотря на то, что слова «уникальный» и «недвусмысленный» начинаются с одной и той же буквы (на самом деле это две одни и те же буквы), «уникальный» начинается с согласного звука (Y), а «однозначный» — с гласного. Помните, что вы должны использовать «а» (не «ан») перед согласным звуком . )

• Стать евнухом не было одноразовой сделкой, это была двусторонняя сделка.
(«Евнух» и «одноразовый» начинаются с гласных, но с согласных звуков.)

Подробнее про «an» и «a» читайте на странице про неопределенные артикли.

Будьте особенно осторожны с сокращениями.

• Она была ранена в ДТП.
• Она была ранена в ДТП.
(Буква «Р» согласная, но инициализм РТА произносится как «ар-ти-ай», т. е. начинается с гласной звук . Поэтому «ан» правильно.)

• Сотрудник MAFF приехал, чтобы остановить вспышку MRSA.
(Акроним MAFF привлекает «а», потому что произносится как «маф», т. е. начинается с согласного звука. Однако инициализм MRSA привлекает «ан», потому что произносится как «эм-ар-эс-ай», т. е. начинается с гласного звука.)

Узнайте больше об использовании «an» и «a» с сокращениями.

(Причина 2) Используйте созвучие, чтобы добавить ритма и музыкальности вашему письму.

Созвучие – литературный прием, созданный путем повторения одного и того же согласного звука в соседних словах. Он используется поэтами и авторами текстов, чтобы заставить свою аудиторию рассмотреть близкую рифму, созданную созвучием. Созвучие — это не то же самое, что аллитерация, при которой все соседние слова начинаются с одной и той же буквы или звука.

• Я зарабатываю на жизнь, взламывая замки или обшаривая карманы.
• Она в гневе ударила кулаком по зверю.
• Новый логотип звучит грубо и по-английски, но при этом стильно.

Подробнее о созвучии.

Ключевые моменты

Тест для печати

Помогите нам улучшить Grammar Monster

• Вы не согласны с чем-то на этой странице?
• Вы заметили опечатку?

Найдите нас быстрее!

• При использовании поисковой системы (например, Google, Bing) вы найдете Grammar Monster быстрее, если добавите #gm к вашему поисковому запросу.